Многие владельцы бизнесов ошибочно считают, что актуальность визы их сотрудников-иностранцев — исключительно забота самих работников. Однако штрафы за привлечение к работе иностранного гражданина с просроченной визой считают иначе. 

Так, согласно статье 18.15 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) штрафы для компаний составляет до миллиона рублей. 

Поэтому гораздо выгоднее потратить немного времени и создать простую систему контроля, чем потом разориться на штрафах. Мы подготовили несколько советов, которые помогут вам разработать такую систему.

Создайте систему напоминаний и отслеживания

Если в компании работает двое или трое иностранцев, то достаточно будет и обычной напоминалки в мессенджерах. Но вот если сотрудников больше, то вы рискуете забыть о ком-то. Поэтому мы рекомендуем обновлять всю информацию в календарях или специальных канбан-досках. 

Для примера возьмем приложение-планировщик Todoist, но вы можете использовать любой сервис, лучше даже тот, что уже используется в компании. Так, мы предлагаем сделать 3 столбца: 

1. Кому нужно напомнить. 
2. У кого уже продлена виза. 
3. Кто сейчас в процессе оформления. 

Перемещая фамилии сотрудников между столбцами, вы будете четко видеть, как обстоят дела с документами во всей компании. 

Этот шаблон можно использовать и в любом другом сервисе с канбан-досками.

Проводите встречи и воркшопы с сотрудниками

Скидывать обязанность продления визы исключительно на работодателя тоже будет не совсем справедливо. Сами работники тоже должны следить за актуальностью документов. А чтобы они точно об этом не забыли, мы рекомендуем устраивать регулярные встречи с вашими сотрудниками-иностранцами. На них, кроме напоминаний о продлении визы, также можно будет ответить на самые частые вопросы, связанные с миграционными правилами. 

Также «Паритет-Консалт» советует организовать короткие консультации, на которых более опытные специалисты будут рассказывать иностранцам, как пользоваться онлайн-сервисами для работы с документами. Во многих странах нет аналога российских Госуслуг (либо есть, но он не такой продвинутый), поэтому нелишним будет показать все возможности сервиса. 

Встречи можно проводить онлайн или офлайн.

Обратитесь к профессионалам

Особенно это актуально для больших компаний, в которых работает много иностранцев. Часто в них работу с иностранными гражданами перекладывают на HR. Но даже опытный кадровик, который вдоль и поперек изучил КонсультантПлюс, без реального опыта легализации не будет знать с чего начать и может создать компании проблемы. Перевод контроля продления виз на аутсорс поможет сэкономить время и снизить риск ошибок. 

Так, юристы «Паритет-Консалт» соберут весь пакет документов и вовремя подадут его в миграционные службы, учитывая все законодательные нюансы, и помогут избежать штрафов​. Кроме того, мы  можем сопроводить процесс полностью или частично, а также заручившись нашей поддержкой и помощью опытных специалистов компания может быть спокойна за свои рабочие кадры и кошельки.

Фото — unsplash.com

Сообщение 3 правила, следуя которым вы не никогда больше пропустите сроки продления визы иностранных работников появились сначала на Паритет-Консалт.